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La gestion de l’espace temps

Rédigé par Denis Bélanger, conseiller sénior en gestion des ventes

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Gérez-vous bien votre temps?

Pour bien expliquer cette notion, commençons par une petite métaphore. Un agriculteur plante ses semis en rangées bien droites au printemps pour récolter des pommes de terre à l’automne. Il les récolte ensuite, une rangée après l’autre et ainsi de suite jusqu’à la fin de sa récolte.

 

Cette méthode fonctionne très bien pour l’agriculteur, mais dans le domaine de la vente, la répartition des entreprises n’est pas aussi régulière. Elles sont éparpillées dans l’espace et s’apparentent davantage à l’organisation de grappes de raisins sur une vigne qu’à un champ de pommes de terre.

 

Le périmètre d’action du vendeur

 

Or, le vendeur qui visite ces entreprises, divisées en trois catégories (les petites, les moyennes et les grandes entreprises), butine habituellement entre elles sans avoir conscience du territoire qui l’entoure. Il passe de la grande entreprise à la moyenne, à la petite pour ensuite visiter une autre grande entreprise. Bref, vous comprenez le principe. Comme les vignes qui lient les grappes entre elles, le trajet du vendeur n’est pas systématique, il est irrégulier.

 

Cette méthode de travail n’est pas efficace puisque le vendeur n’a pas nécessairement de plan de match établi. Il ne couvre pas bien son périmètre d’action, ce qui nuit à la force de vente. Il peut avoir l’impression d’être efficace puisqu’il bouge dans l’espace.

Beaucoup d’entreprises dépensent des milliers de dollars pour optimiser la prospection de clients. Elles s’appliquent à améliorer l’ergonomie de travail, mais oublient l’importance de l’espace dans lequel ce travail sera effectué.

 

Cette réflexion s’inscrit dans un contexte d’échange entre entreprises. Il est donc essentiel de cartographier le périmètre dans lequel se trouvent celles que vous désirez prospecter afin d’avoir une vue d’ensemble de l’espace de travail.

 

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Comment optimise-t-on la gestion de l’espace-temps?

 

La première étape est d’identifier les différentes cibles qui se trouvent sur le territoire. Par exemple, si votre entreprise souhaite rejoindre 1000 entreprises sur un territoire donné, vous devez les identifier dans l’espace pour ensuite les redistribuer dans une limite de temps.

 

Ainsi, un vendeur qui passe 25 % de son temps dans un périmètre n’équivalant qu’à 19 % de sa clientèle globale n’optimise pas sa gestion des ventes. S’il est trop souvent à un endroit, le vendeur est donc nécessairement trop peu souvent à un autre endroit. Pour mieux tirer parti de ses déplacements, le vendeur doit établir une relation proportionnelle entre le temps qui lui est alloué et l’espace qu’il a à parcourir. Grâce à cette méthode, le vendeur :

 

  • Illustre la juste mesure des efforts qu’il devra déployer
  • Évite de surreprésenter une région et d’en sous-représenter une autre
  • Maximise son temps d’action
  • Établit la fréquence des déplacements qui maximisent le temps du vendeur
  • Récupère des périodes de temps sous-exploitées

 Concrétiser la gestion de l’espace-temps

 

Dans le domaine de la vente, qu’elle soit itinérante ou statique, le temps est l’un des facteurs les plus importants. Pour qu’il soit efficacement redistribué dans l’espace, des moyens concrets doivent ensuite être mis en place. Le vendeur doit arriver à concrétiser cette théorie dans la réalité.

 

La mise en place d’outils de planification

 

Dans cette optique, le vendeur devrait, au moyen d’un agenda, prévoir son itinéraire à long terme, évitant ainsi de ne se fier qu’à sa mémoire ou de visiter un client ayant déjà été visité récemment. Plusieurs bénéfices se dégagent de cette démarche :

 

  • Créer une constance des visites et fidéliser le client
  • Respecter la proportion de temps défini dans le territoire à parcourir

 

Un système de planification peut être profitable. Par exemple, des rendez-vous peuvent être interchangés, des plages horaires peuvent être déplacées, mais pour que la gestion de l’espace-temps soit efficace, le vendeur ne doit pas déroger outre mesure à son plan initial.

Les critères de gestion

 

Pour contrer le piège du bon représentant 

 

Un vendeur a un excellent sens relationnel, c’est le défaut de sa qualité. Il développe facilement des relations et aime à les entretenir. Certains vendeurs font preuve de bonnes intentions en visitant fréquemment des clients qui ne correspondent pas à la proportion d’énergie qu’ils devraient réellement dépenser.

 

Pour contourner le défi de la gestion irrégulière de l’espace, le vendeur doit établir des critères classificateurs qui lui permettront de déterminer quel type de client il visite et dans laquelle de ces catégories il doit investir le plus d’énergie.

 

Les critères de sélection dépendent bien évidemment du domaine et du potentiel de vente recherché. Ils mettent en relief les caractéristiques du « client idéal », mesure comparative de base qui aide à définir les autres clients.

 

Chaque client n’a pas la même valeur. Un peu comme dans l’analogie présentée plus haut, il est possible de faire la comparaison entre deux grappes de raisins, comme on pourrait le faire pour deux clients. Si l’une des grappes est plus grosse que l’autre fort est à parier qu’elle rapporte plus d’argent à sa vente.

 

Ici, l’objectif n’est pas d’éliminer les clients de moins grande importance, mais bien de leur accorder le temps qui correspond à leur valeur. Si un client potentiel s’éloigne des caractéristiques du « client idéal », un vendeur sera beaucoup plus porté à revoir sa stratégie de vente en ce qui le concerne.

 

Réfléchir à l’impact de l’espace-temps apporte une dimension structurante à la gestion de vente. Mise en application, cette organisation spécifique du territoire d’activité entraine une optimisation des performances du vendeur, et ce, de manière rapidement perceptible.

 

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